Se ogni preventivo comincia cercando un prezzo nella proposta dell'anno scorso, il tuo listino esiste già: è soltanto disperso nei documenti. Riunire le voci più frequenti serve a evitare ricerche ripetute e a capire su quali dati stai vendendo. Non occorre partire da migliaia di righe: bastano quelle che usi davvero.
Il listino deve distinguere informazioni interne e informazioni da mostrare al cliente. Il costo d'acquisto, il tempo previsto e il margine ti aiutano a decidere il prezzo; il cliente ha bisogno di una descrizione comprensibile, della quantità e delle condizioni della proposta.
Quali campi preparare per ogni voce
Un codice stabile aiuta a riconoscere il prodotto anche se cambi il nome commerciale. La descrizione deve chiarire caratteristiche e prestazione inclusa. L'unità evita di confondere pezzi, confezioni, metri e ore. Costo e prezzo sono campi diversi: non chiamarli entrambi «importo».
- Codice interno o del fornitore, quando utile.
- Descrizione riconoscibile anche fuori dall'azienda.
- Unità di vendita e contenuto della confezione.
- Costo verificato, con data e fonte nell'archivio interno.
- Prezzo di vendita e criterio di calcolo.
- Condizioni: quantità minima, trasporto o installazione inclusi.
Categoria, fornitore e data di controllo sono utili per governare il tuo archivio. Non sono automaticamente campi disponibili in qualunque software. Puoi mantenerli in un foglio interno e riportare nel catalogo commerciale le informazioni effettivamente supportate.
Dal costo al prezzo: un esempio semplice
Immagina un accessorio acquistato a 80 euro. Se aggiungi un ricarico del 25%, il prezzo diventa 100 euro. Prima di usarlo, verifica che gli 80 euro comprendano tutti i costi che vuoi coprire. Una consegna dedicata da 15 euro non scompare perché il prodotto è stato inserito nel catalogo.
Se aggiungi la consegna come servizio separato, non caricarla di nuovo integralmente nel prezzo dell'accessorio. Se vuoi un prezzo tutto compreso, aggiorna la descrizione e il calcolo. Le cifre sono didattiche e usano basi omogenee prima delle imposte: non indicano un ricarico corretto per ogni attività.
La descrizione deve reggere il riutilizzo
«Installazione» è una voce troppo ampia se comprende lavori diversi. «Installazione e configurazione iniziale di un dispositivo, alimentazione e rete già disponibili» definisce un caso riutilizzabile. Per l'allaccio da realizzare o la formazione aggiuntiva prepara voci distinte.
Un'impresa di pulizia può separare intervento ordinario e pulizia vetri. Un consulente può distinguere incontro, analisi e consegna di un documento. Un rivenditore può distinguere prodotto, accessori e messa in funzione. Il listino non deve costringerti a vendere sempre lo stesso pacchetto.
Come aggiornare senza rifare tutto
Stabilisci quali voci controllare più spesso: prodotti instabili, forniture con tempi lunghi e lavorazioni i cui consuntivi si discostano dalle stime. Registra la data e il motivo della revisione nel tuo archivio. Un aumento del fornitore e un cambiamento della descrizione sono informazioni diverse.
Per gli articoli fuori uso, evita che vengano scelti per errore. Prima di inviare un'offerta verifica comunque la disponibilità e il prezzo attuale: un catalogo è una base di lavoro, non una garanzia che il fornitore mantenga condizioni e stock.
Listino e preventivo non coincidono
Il listino descrive una proposta standard. Il preventivo applica quella proposta a un cliente, a una quantità e a un contesto. Trasporto, optional, sconti e condizioni specifiche appartengono all'offerta. Conserva il prezzo di riferimento e controlla la base dello sconto prima di promettere un totale personalizzato.
Non riscrivere la descrizione standard inserendo dettagli di un singolo cliente. Finiresti per riutilizzare in futuro un testo sbagliato. Se la prestazione è diversa, dagli un nome diverso e verifica se debba diventare una nuova voce.
Il catalogo personale di PreventivOk
Il catalogo personale prevede voci con descrizione, codice, unità e prezzo, oltre a voci derivate dai preventivi. Sono informazioni utili al riutilizzo, ma non equivalgono a un gestionale acquisti: qui non promettiamo campi per costo industriale, scorte, fornitori o aggiornamento automatico dei loro listini.
Prepara inizialmente un gruppo di voci affidabili e prova a costruire un'offerta. Se la descrizione richiede ogni volta molte correzioni, il problema potrebbe essere nella voce standard. Migliorarla una volta può risparmiarti chiarimenti su molte proposte.
Due unità che sembrano uguali ma non lo sono
Un prodotto acquistato in confezioni da dieci pezzi può essere venduto a pezzo. Conserva la conversione nel calcolo interno e riporta nel preventivo l'unità usata per il cliente. Se copi il costo della confezione nella riga del singolo pezzo, il prezzo diventa sbagliato anche con una moltiplicazione corretta.
Per i servizi, una giornata non equivale sempre a otto ore vendibili. Specifica la prestazione e le condizioni invece di lasciare che il cliente deduca il contenuto dall'unità. Una voce «sessione formativa» può indicare un incontro definito; una voce «ore di formazione» richiede quantità e criterio. Prima di riutilizzarla, verifica che la richiesta corrisponda a quella base.
Il catalogo personale di PreventivOk può aiutare a riutilizzare descrizioni e prezzi. Mantieni separata l’analisi interna dei costi dai dati commerciali della voce. Vedi come creare un preventivo online.