Politique de confidentialité de PreventivOk
Dernière mise à jour : 07/08/2026
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Augello Antonio, personne physique. PreventivOk est le nom du service.
Adresse : Via Scaramuzzi, 6, 71013 San Giovanni Rotondo (FG), Italie
Email de contact : [email protected]
2. Types de données collectées
PreventivOk peut traiter :
- nom d'utilisateur, adresse email et mot de passe conservé par hachage
- données de profil, fiscales, professionnelles et de contact
- données des clients saisies par l'utilisateur
- devis, lignes, notes, coûts, paiements et état des encaissements
- documents PDF générés ou téléchargés
- demandes d'assistance et communications
- données techniques, journaux de sécurité et erreurs strictement nécessaires
- préférences et preuve du consentement marketing
- identifiants techniques, produit, état et période de l'abonnement reçus d'Apple ou Google
- si l'utilisateur active et utilise Poki, les données décrites dans les sections dédiées et pertinentes à sa demande.
Les données peuvent être consultées par l'utilisateur concerné et, dans les limites nécessaires, par Augello Antonio, par des personnes autorisées et par les fournisseurs techniques utilisés pour fournir, protéger et assister le service.
3. Finalité du traitement
Les données sont traitées pour créer et gérer le compte, permettre la gestion des clients, devis, coûts et paiements, générer des PDF, synchroniser les données, fournir une assistance et vérifier l'abonnement. Si l'utilisateur active et utilise Poki, les données strictement nécessaires sont traitées pour comprendre la demande ; récupérer les informations autorisées ; assister dans la gestion des clients et dans la création ou la modification des devis ; générer des PDF ; préparer des communications ; assister pour les coûts, paiements et encaissements ; expliquer les données fiscales et administratives traitées par le back-end ; proposer des rappels et opérations disponibles. La question et la réponse visible peuvent en outre être conservées temporairement, après rédaction et chiffrement, pour améliorer la compréhension linguistique, la pertinence et l'exécution des outils de Poki. Les données techniques peuvent être treated pour la sécurité, la prévention des abus, la protection du service, le diagnostic des erreurs et la continuité opérationnelle. Les communications promotionnelles sont une finalité distincte et facultative.
4. Base juridique du traitement
Exécution du contrat ou mesures précontractuelles : compte, clients, devis, PDF, synchronisation, vérification de l'abonnement, assistance demandée et Poki, uniquement après l'activation volontaire et pendant l'utilisation. L'activation de Poki est un choix fonctionnel distinct, révocable à tout moment, et ne coïncide pas avec le consentement marketing.
Intérêt légitime : sécurité, prévention des abus et des fraudes, protection du service, journaux techniques nécessaires, gestion des erreurs et amélioration de la compréhension, de la pertinence et de l'exécution des outils de Poki par conservation temporaire chiffrée, après le balancement requis et avec droit d'opposition.
Consentement : exclusivement pour le marketing et pour d'autres traitements qui l'exigent expressément. Le consentement marketing est distinct, facultatif et révocable ; il ne constitue pas la base des traitements nécessaires au service.
5. Abonnements via Apple et Google et données Stripe historiques
Les nouveaux abonnements payants sont disponibles exclusivement via Apple App Store ou Google Play Store. PreventivOk n'offre pas de paiement web et ne traite ni ne conserve les données complètes des cartes. L'achat, le renouvellement, l'annulation et le remboursement sont gérés par le store conformément à ses conditions. PreventivOk reçoit uniquement les informations techniques nécessaires pour vérifier l'achat, le produit, l'état et la période de l'abonnement et pour activer l'abonnement. Apple et Google traitent les données conformément à leurs propres notices et conditions.
Stripe n'est plus disponible pour les nouveaux abonnements. Certaines données techniques et administratives relatives à des abonnements souscrits antérieurement peuvent être conservées pour la durée nécessaire à la gestion de la relation, aux obligations légales et à la protection des droits.
6. Partage des données avec des tiers
Les données peuvent être traitées par des fournisseurs techniques sélectionnés, dans les limites nécessaires à la fourniture, à la sécurité et à la gestion du service :
- Hetzner, pour l'hébergement, la base de données et le stockage d'objets dans l'Union européenne
- Cloudflare, pour la distribution de contenu, la disponibilité et la sécurité du réseau
- Apple et Google, pour l'authentification lorsque choisie par l'utilisateur et pour les achats et les abonnements dans leurs stores respectifs
- Amazon SES, dans la région de Milan, pour la livraison des e-mails
- OpenAI, fournisseur des modèles d'intelligence artificielle utilisés par Poki, uniquement après l'activation volontaire et pendant l'utilisation de la fonction
- Sentry, pour le suivi des plantages et le diagnostic des erreurs techniques ; peuvent être transmis le message d'erreur, la pile d'appels (stack trace) et les données techniques de contexte, tandis que l'envoi automatique par défaut des PII est désactivé.
7. Transferts hors de l'Espace économique européen
L'hébergement principal de Hetzner et d'Amazon SES est configuré dans l'Union européenne. Cependant, des traitements ou des accès depuis des pays extérieurs à l'EEE peuvent se produire dans les cas suivants :
- Cloudflare : réseau mondial et société ou sous-responsables également aux États-Unis et dans d'autres pays indiqués dans la documentation du fournisseur ; garantie applicable : décision d'adéquation lorsque disponible et clauses contractuelles types de la Commission européenne pour les autres transferts
- Amazon Web Services : accès ou transferts limités nécessaires à la fourniture, à la maintenance, à l'assistance ou aux obligations légales, même depuis les États-Unis ou les pays des sous-responsables ; garantie applicable : clauses contractuelles types intégrées au DPA AWS et mesures supplémentaires
- OpenAI : OpenAI Ireland et affiliées ou sous-responsables, également aux États-Unis et dans les pays publiés dans la liste des sous-responsables ; garantie applicable : décision d'adéquation lorsque disponible ou clauses contractuelles types prévues par le DPA OpenAI
- Sentry : infrastructure et société ou sous-responsables également dans l'Union européenne et aux États-Unis ; garantie applicable : décision d'adéquation et Data Privacy Framework lorsque applicable ou clauses contractuelles types prévues par le DPA Sentry.
La personne concernée peut demander une copie ou des informations sur les garanties en écrivant à [email protected]. Les conditions et les listes à jour sont disponibles dans les DPA et sur les pages officielles des fournisseurs respectifs.
8. Poki — assistant basé sur l'intelligence artificielle
Poki est l'assistant IA intégré à PreventivOk pour les utilisateurs disposant d'une formule Premium active. La disponibilité peut être progressive et nécessiter une mise à jour de l'application. L'utilisation est facultative et nécessite une activation séparée : l'acceptation des Conditions et la prise de connaissance de la Politique de confidentialité n'activent pas Poki. Le traitement ne commence que lorsque l'utilisateur l'active et l'utilise ; la désactivation interrompt l'accès à Poki sans faire perdre les autres fonctionnalités Premium.
En fonction des fonctions rendues disponibles dans l'application, Poki peut consulter des données autorisées ; créer de nouveaux clients ; créer ou modifier des devis, des prix, des quantités, la TVA, des remises et des descriptions ; générer des PDF ; préparer des e-mails et les envoyer seulement après une confirmation affichant le destinataire, l'objet, le texte et les pièces jointes ; créer, modifier ou supprimer des coûts et des paiements ; mettre à jour l'état de paiement d'un devis ; créer des rappels séparés. Chaque opération qui crée, modifie, supprime ou envoie des données nécessite un aperçu, un résumé et une confirmation explicite. Poki ne peut pas modifier ou supprimer des clients existants, modifier les paramètres fiscaux ou les identifiants, gérer le compte ou l'abonnement, effectuer des suppressions massives, supprimer le compte, accéder aux données d'autrui, envoyer des campagnes massives ou prendre des décisions autonomes ayant des effets significatifs.
Poki est identifié comme assistant IA : les réponses, les extraits et les transcriptions peuvent être incomplets, inexactes ou non à jour et doivent être vérifiés par l'utilisateur ; ils ne remplacent pas une consultation fiscale, juridique, comptable, médicale ou financière. L'authentification, les autorisations, l'isolation des comptes, la validation des données, les calculs fiscaux et les montants officiels restent déterministes dans le backend Django.
Pour maintenir le contexte pendant une conversation active, Poki conserve sur le serveur les dix derniers échanges pertinents, dans une limite totale de 30 000 caractères, avec chiffrement applicatif. Le contenu sert uniquement à formuler les réponses successives de la même conversation, n'est pas disponible comme historique navigable et est supprimé lorsque la conversation est fermée. L'application conserve uniquement l'identifiant de la conversation active et, au lancement suivant, supprime toute conversation éventuellement restée ouverte. Cette mémoire opérationnelle est séparée des copies éventuellement conservées pour améliorer le produit.
Pour améliorer la compréhension linguistique, la pertinence et l'exécution des outils de Poki, PreventivOk peut conserver pendant un maximum de 90 jours la question et la réponse visibles après un traitement automatique et un chiffrement applicatif. Le traitement réduit les données identifiables mais le contenu résiduel reste traité comme donnée personnelle. L'accès interne est limité au titulaire, se fait une conversation à la fois et est enregistré sans copier le texte dans l'audit. La conservation est basée sur l'intérêt légitime soumis à une balance : l'utilisateur peut s'y opposer à tout moment et supprimer prématurément les captures depuis les paramètres. L'opposition n'empêche pas l'utilisation de Poki. L'utilisateur ne doit pas saisir de mots de passe, de codes d'authentification, de données complètes de cartes, de données de santé, de noms de patients, de catégories particulières de données, de données sans base juridique valide ou d'informations non nécessaires. Poki et le backend peuvent bloquer, masquer ou refuser ces contenus. Les données des utilisateurs et des clients ne sont pas destinées, par choix de PreventivOk, à l'entraînement des modèles, à d'autres utilisateurs ou à des catalogues globaux.
9. Données traitées par Poki
Lorsqu'il est activé et utilisé, Poki traite uniquement les données pertinentes à la requête : messages textuels ; audios, PDF ou images fournis volontairement lorsque la fonction correspondante est disponible ; données nécessaires du profil ou du client ; devis et lignes ; coûts, paiements et état des encaissements ; paramètres fiscaux consultables ; résultats minimisés des outils backend. Les données sont sélectionnées par le backend selon la requête et les permissions : toutes les données du compte ne sont pas envoyées automatiquement et les documents complets ne sont transmis que lorsqu'ils sont indispensables. Sont interdits : mots de passe, identifiants, données complètes de cartes, données de santé, noms de patients, données de tiers non nécessaires et contenus illicites. Les filtres et les contrôles réduisent le risque, mais l'utilisateur doit minimiser ce qu'il communique.
10. Fournisseur d'intelligence artificielle
Pour fournir Poki, les données strictement nécessaires à la requête sont transmises à OpenAI via des appels effectués exclusivement par le backend Django ; la clé API n'est pas exposée dans les clients. Les requêtes utilisent store=false et PreventivOk n'active pas le partage volontaire des données pour l'entraînement. OpenAI peut conserver des journaux techniques anti-abus jusqu'à 30 jours. La relation est régie par le DPA OpenAI ; les transferts et les garanties sont décrits dans la section dédiée. Aucune donnée n'est envoyée à OpenAI avant l'activation volontaire et l'utilisation effective de Poki.
11. Sécurité des données
PreventivOk adopte des mesures techniques et organisationnelles visant à protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, la perte, l'altération ou la divulgation indue. Les mesures vérifiées comprennent le chiffrement des communications par HTTPS, l'authentification et les contrôles d'accès, la limitation de l'accès aux personnes et services autorisés, l'hébergement principal dans l'Union européenne et la maintenance des composants applicatifs. Les mesures sont réexaminées en fonction de la nature des données, de l'évolution technologique et des risques du traitement. Cette description ne constitue pas une garantie absolue de sécurité.
12. Conservation des données
Les données sont conservées selon ces critères :
- compte, profil, clients, devis, lignes et PDF : pour la durée du compte, sauf demande d'effacement et obligations applicables
- coûts, paiements et documents administratifs : pour les délais comptables, fiscaux ou de protection applicables, jusqu'à 10 ans lorsque requis
- assistance : jusqu'à la clôture et au suivi nécessaire
- journaux techniques, de sécurité et des erreurs internes : maximum 90 jours
- marketing : jusqu'à révocation ou perte de finalité ; la preuve du consentement et la liste de suppression restent en place tant qu'elles sont nécessaires pour démontrer et respecter le choix
- journaux individuels d'envoi ou d'erreur d'e-mail : après 90 jours, l'adresse, l'utilisateur et l'éventuelle erreur sont effacés ou rendus non réidentifiables ; les rebonds et réclamations restent dans la liste de suppression tant que nécessaire pour empêcher d'autres envois
- données Apple et Google : pour la vérification de l'abonnement, l'assistance et les contestations, dans les limites des délais applicables
- identifiants techniques Stripe historiques : maximum 10 ans après la fin de la relation historique, puis effacés ; les documents soumis à des obligations fiscales suivent les délais relatifs
- Poki : question et réponse visibles, après rédaction et chiffrement, maximum 90 jours pour l'amélioration du produit, sauf opposition ou effacement anticipé ; brouillons structurés maximum 30 jours ; métadonnées techniques des exécutions maximum 90 jours ; audit des ouvertures administratives maximum 12 mois et sans texte ; OpenAI peut conserver les journaux anti-abus jusqu'à 30 jours.
13. Communications et campagnes de marketing internes
Les campagnes promotionnelles sont envoyées uniquement aux utilisateurs disposant d'un consentement marketing valide. Le choix est distinct, facultatif et non présélectionné ; le refus n'empêche pas l'utilisation du service. Le consentement peut être révoqué à tout moment via le lien de désinscription ou en contactant le responsable. Amazon SES est utilisé pour la livraison. PreventivOk utilise et persiste dans l'application uniquement l'envoi, l'erreur, le rebond et la réclamation ; il n'utilise ni ne persiste dans la base de données les événements individuels d'ouverture ou de clic.
14. Données des clients saisies par l'utilisateur
L'utilisateur professionnel détermine les finalités et la base juridique du traitement des données de ses clients et doit être autorisé à les saisir dans PreventivOk. Augello Antonio traite ces données pour fournir le service conformément aux instructions de l'utilisateur et ne les utilise pas à des fins incompatibles. Pour les utilisateurs professionnels, l'Accord de traitement des données au sens de l'article 28 du RGPD constitue une partie intégrante des conditions de service et est disponible à l'adresse https://preventivok.com/accordo-trattamento-dati/.
15. Droits de l'Utilisateur
Dans les cas prévus par la réglementation, la personne concernée peut demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation, l'opposition et la portabilité des données ; elle peut également révoquer le consentement sans préjudice des traitements précédents. Elle a le droit de saisir le Garante pour la protection des données personnelles ou l'autorité compétente. Aucune décision exclusivement automatisée avec des effets juridiques ou significativement analogues n'est prévue dans le cadre de Poki.
Pour exercer les droits ou demander des informations : [email protected]. La demande sera traitée après vérification proportionnée de l'identité lorsque nécessaire.
16. Modifications de la Politique de confidentialité
La Politique de confidentialité peut être mise à jour. Pour les modifications substantielles, la nouvelle version sera affichée et sa prise de connaissance sera enregistrée ; l'acceptation des Conditions n'équivaut pas à un consentement à la confidentialité pour les traitements facultatifs.