Política de Privacidade do PreventivOk
Última atualização: 07/08/2026
1. Responsável pelo Tratamento
O responsável pelo tratamento é Augello Antonio, pessoa singular. O PreventivOk é o nome do serviço.
Morada: Via Scaramuzzi, 6, 71013 San Giovanni Rotondo (FG), Itália
Email de contacto: [email protected]
2. Tipos de Dados Recolhidos
O PreventivOk pode tratar:
- username, endereço de email e password conservada mediante hashing
- dados do perfil, fiscais, profissionais e de contacto
- dados dos clientes inseridos pelo utilizador
- orçamentos, itens, notas, custos, pagamentos e estado das receitas
- documentos PDF gerados ou carregados
- pedidos de assistência e comunicações
- dados técnicos, registos de segurança e erros estritamente necessários
- preferências e prova do consentimento de marketing
- identificadores técnicos, produto, estado e período da subscrição recebidos da Apple ou Google
- se o utilizador ativar e usar o Poki, os dados descritos nas secções dedicadas e pertinentes ao seu pedido.
Os dados podem ser consultados pelo utilizador interessado e, nos limites necessários, por Augello Antonio, por sujeitos autorizados e pelos fornecedores técnicos utilizados para prestar, proteger e assistir o serviço.
3. Finalidade do Tratamento
Os dados são tratados para criar e gerir a conta, permitir a gestão de clientes, orçamentos, custos e pagamentos, gerar PDF, sincronizar os dados, prestar assistência e verificar o plano. Se o utilizador ativar e usar o Poki, os dados estritamente necessários são tratados para compreender o pedido; recuperar informações autorizadas; assistir na gestão dos clientes e na criação ou modificação dos orçamentos; gerar PDF; preparar comunicações; assistir com custos, pagamentos e receitas; explicar dados fiscais e administrativos processados pelo backend; sugerir lembretes e operações disponíveis. A pergunta e a resposta visível podem ainda ser conservadas temporariamente, após redação e cifragem, para melhorar a compreensão linguística, a pertinência e a execução das ferramentas do Poki. Os dados técnicos podem ser tratados para segurança, prevenção de abusos, proteção do serviço, diagnóstico de erros e continuidade operacional. As comunicações promocionais são uma finalidade distinta e facultativa.
4. Base Jurídica do Tratamento
Execução do contrato ou medidas pré-contratuais: conta, clientes, orçamentos, PDF, sincronização, verificação do plano, assistência solicitada e Poki exclusivamente após a ativação voluntária e durante a utilização. A ativação do Poki é uma escolha funcional separada, revogável a qualquer momento, e não coincide com o consentimento de marketing.
Interesse legítimo: segurança, prevenção de abusos e fraudes, proteção do serviço, registos técnicos necessários, gestão de erros e melhoria da compreensão, pertinência e execução dos instrumentos do Poki mediante conservação temporária registada e cifrada, após o ponderamento requerido e com direito de oposição.
Consentimento: exclusivamente para marketing e para outros tratamentos que o exijam expressamente. O consentimento de marketing é separado, facultativo e revogável; não é a base dos tratamentos necessários ao serviço.
5. Assinaturas através da Apple e da Google e dados históricos Stripe
As novas assinaturas com pagamento estão disponíveis exclusivamente através da Apple App Store ou da Google Play Store. O PreventivOk não disponibiliza checkout web e não processa nem conserva os dados completos dos cartões. A compra, a renovação, a cancelação e o reembolso são geridos pela store de acordo com os seus termos. O PreventivOk recebe apenas as informações técnicas necessárias para verificar a compra, o produto, o estado e o período da assinatura e para ativar o plano. A Apple e a Google tratam os dados de acordo com as respetivas informações e condições.
O Stripe já não está disponível para novas assinaturas. Alguns dados técnicos e administrativos relativos a assinaturas subscrevidas no passado podem ser conservados pelo tempo necessário à gestão da relação, às obrigações legais e à proteção dos direitos.
6. Partilha de Dados com Terceiros
Os dados podem ser tratados por fornecedores técnicos selecionados, nos limites necessários à prestação, à segurança e à gestão do serviço:
- Hetzner, para alojamento, bases de dados e armazenamento de objetos na União Europeia
- Cloudflare, para distribuição de conteúdos, disponibilidade e segurança da rede
- Apple e Google, para autenticação quando escolhida pelo utilizador e para compras e assinaturas nas respetivas stores
- Amazon SES, na região de Milão, para o envio de emails
- OpenAI, fornecedor dos modelos de inteligência artificial utilizados pelo Poki, somente após a ativação voluntária e durante a utilização da função
- Sentry, para monitorização de crashes e diagnóstico de erros técnicos; podem ser transmitidas mensagem de erro, stack trace e dados técnicos de contexto, enquanto o envio automático predefinido das PII está desativado.
7. Transferências para fora do Espaço Económico Europeu
O alojamento principal da Hetzner e do Amazon SES está configurado na União Europeia. No entanto, podem ocorrer tratamentos ou acessos a partir de países externos ao EEE nos seguintes casos:
- Cloudflare: rede global e sociedade ou subresponsáveis também nos Estados Unidos e em outros países indicados na documentação do fornecedor; garantia aplicável: decisão de adequação quando disponível e Cláusulas Contratuais Padrão da Comissão Europeia para as restantes transferências
- Amazon Web Services: acessos ou transferências limitados necessários à prestação, manutenção, assistência ou obrigações legais, também dos Estados Unidos ou dos países dos subresponsáveis; garantia aplicável: Cláusulas Contratuais Padrão incorporadas no DPA AWS e medidas suplementares
- OpenAI: OpenAI Ireland e afiliadas ou subresponsáveis, também nos Estados Unidos e nos países publicados na lista dos subresponsáveis; garantia aplicável: decisão de adequação quando disponível ou Cláusulas Contratuais Padrão previstas no DPA OpenAI
- Sentry: infraestrutura e sociedade ou subresponsáveis também na União Europeia e nos Estados Unidos; garantia aplicável: decisão de adequação e Data Privacy Framework quando aplicável, ou Cláusulas Contratuais Padrão previstas no DPA Sentry.
O titular dos dados pode solicitar uma cópia ou informações sobre as garantias escrevendo para [email protected]. As condições e as listas atualizadas estão disponíveis nos DPA e nas páginas oficiais dos respetivos fornecedores.
8. Poki — assistente baseado em inteligência artificial
Poki é o assistente de IA integrado na PreventivOk para os utilizadores com plano Premium ativo. A disponibilidade pode ser progressiva e requerir uma atualização da aplicação. O uso é facultativo e requer uma ativação separada: a aceitação dos Termos e a consulta da Política de Privacidade não ativam o Poki. O tratamento inicia-se apenas quando o utilizador o ativa e o utiliza; a desativação interrumpe o acesso ao Poki sem fazer perder as restantes funcionalidades Premium.
Com base nas funções disponibilizadas na aplicação, o Poki pode consultar dados autorizados; criar novos clientes; criar ou modificar orçamentos, preços, quantidades, IVA, descontos e descrições; gerar PDF; preparar e-mails e enviá-los apenas após uma confirmação que mostre o destinatário, o assunto, o texto e os anexos; criar, modificar ou eliminar custos e pagamentos; atualizar o estado de pagamento de um orçamento; criar lembretes separados. Cada operação que cria, modifica, elimina ou envia dados requer antevisão, resumo e confirmação explícita. O Poki não pode modificar ou eliminar clientes existentes, modificar configurações fiscais ou credenciais, gerir a conta ou a subscrição, realizar eliminações em massa, eliminar a conta, aceder a dados de terceiros, enviar campanhas em massa ou tomar decisões autónomas com efeitos significativos.
O Poki é identificado como assistente de IA: as respostas, as extrações e as transcrições podem ser incompletas, inexatas ou desatualizadas e devem ser verificadas pelo utilizador; não substituem aconselhamento fiscal, jurídico, contabilístico, médico ou financeiro. A autenticação, as autorizações, o isolamento das contas, a validação dos dados, os cálculos fiscais e os importes oficiais permanecem determinísticos no backend Django.
Para manter o contexto durante uma conversa ativa, o Poki conserva no servidor os últimos dez intercâmbios pertinentes, dentro de um limite global de 30.000 caracteres, com cifragem de aplicação. O conteúdo serve apenas para formular as respostas subsequentes da mesma conversa, não está disponível como histórico navegável e é eliminado quando a conversa é encerrada. A aplicação conserva apenas o identificador da conversa ativa e, na inicialização seguinte, elimina a eventual conversa que permanecia aberta. Esta memória operacional é separada das cópias eventualmente conservadas para melhorar o produto.
Para melhorar a compreensão linguística, a pertinência e a execução das ferramentas do Poki, a PreventivOk pode conservar por um máximo de 90 dias o pedido e a resposta visível após uma redação automática e cifragem de aplicação. A redação reduz os dados reconhecíveis, mas o conteúdo residual continua a ser tratado como dado pessoal. O acesso interno é limitado ao titular, ocorre uma conversa de cada vez e fica registado sem copiar o texto no registo de auditoria. A conservação baseia-se num interesse legítimo sujeito a ponderação: o utilizador pode opor-se a qualquer momento e eliminar antecipadamente as capturas nas definições. A oposição não impede o uso do Poki. O utilizador não deve introduzir palavras-passe, códigos de autenticação, dados completos de cartões, dados de saúde, nomes de pacientes, categorias especiais de dados, dados sem base jurídica válida ou informações desnecessárias. O Poki e o backend podem bloquear, enmascarar ou rejeitar tais conteúdos. Os dados de utilizadores e clientes não estão destinados, por opção da PreventivOk, ao treino dos modelos, a outros utilizadores ou a catálogos globais.
9. Dados tratados por Poki
Quando está ativado e em uso, o Poki trata apenas os dados pertinentes ao pedido: mensagens textuais; áudio, PDF ou imagens fornecidos voluntariamente quando a respetiva função está disponível; dados necessários do perfil ou do cliente; orçamentos e rubricas; custos, pagamentos e estado das receitas; configurações fiscais consultáveis; resultados minimizados das ferramentas do backend. Os dados são selecionados pelo segundo plano segundo o pedido e as permissões: não são enviados automaticamente todos os dados da conta e os documentos completos são transmitidos apenas quando imprescindíveis. São proibidas palavras-passe, credenciais, dados completos de cartões, dados de saúde, nomes de pacientes, dados de terceiros desnecessários e conteúdos ilícitos. Filtros e controlos reduzem o risco, mas o utilizador deve minimizar o que comunica.
10. Provedor de inteligência artificial
Para disponibilizar o Poki, os dados estritamente necessários ao pedido são transmitidos à OpenAI através de chamadas realizadas exclusivamente pelo backend Django; a chave de API não é exposta nos clientes. Os pedidos usam store=false e a PreventivOk não ativa a partilha voluntária de dados para o treino. A OpenAI pode conservar registos técnicos antiabuso até 30 dias. A relação é regulada pelo DPA OpenAI; as transferências e as garantias estão descritas na secção dedicada. Nenhum dado é enviado à OpenAI antes da ativação voluntária e do uso efetivo do Poki.
11. Segurança dos Dados
O PreventivOk adota medidas técnicas e organizativas destinadas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados, perda, alteração ou divulgação indevida. As medidas verificadas incluem cifragem das comunicações através de HTTPS, autenticação e controlos de acesso, limitação do acesso a entidades e serviços autorizados, alojamento principal na União Europeia e manutenção dos componentes aplicacionais. As medidas são reexaminadas em relação à natureza dos dados, à evolução tecnológica e aos riscos do tratamento. Esta descrição não constitui uma garantia absoluta de segurança.
12. Conservação de Dados
Os dados são conservados segundo os seguintes critérios:
- conta, perfil, clientes, orçamentos, linhas e PDF: durante a vigência da conta, salvo cancelamento solicitado e obrigações aplicáveis
- custos, pagamentos e documentos administrativos: pelos prazos contáveis, fiscais ou de proteção aplicáveis, até 10 anos quando exigido
- assistência: até ao fecho e ao acompanhamento necessário
- registos técnicos, de segurança e de erros internos: no máximo 90 dias
- marketing: até à revogação ou ao desaparecimento da finalidade; a prova do consentimento e a lista de supressão permanecem enquanto necessárias para demonstrar e respeitar a escolha
- registos individuais de envio ou de erro de email: após 90 dias o endereço, o utilizador e o eventual erro são cancelados ou tornados não identificáveis; bounce e reclamações permanecem na lista de supressão enquanto necessário para impedir envios adicionais
- dados da Apple e da Google: para verificação do plano, assistência e contestações, nos limites dos termos aplicáveis
- identificadores técnicos Stripe históricos: no máximo 10 anos a partir do fim da relação histórica, depois cancelados; os documentos sujeitos a obrigações fiscais seguem os respetivos prazos
- Poki: pergunta e resposta visível, após registo e cifragem, no máximo 90 dias para melhoria do produto, salvo oposição ou cancelamento antecipado; rascunhos estruturados no máximo 30 dias; metadados técnicos das execuções no máximo 90 dias; auditoria das aberturas administrativas no máximo 12 meses e sem texto; a OpenAI pode conservar registos antiajusos até 30 dias.
13. Comunicações e campanhas de marketing internas
As campanhas promocionais são enviadas somente aos utilizadores com um consentimento de marketing válido. A escolha é separada, facultativa e não preselecionada; a recusa não impede a utilização do serviço. O consentimento pode ser revogado a qualquer momento através do link de desinscrição ou contactando o titular. O Amazon SES é utilizado para o envio. O PreventivOk utiliza e persiste na aplicação somente envio, erro, bounce e reclamação; não utiliza nem persiste na base de dados eventos individuais de abertura ou clique.
14. Dados dos clientes introduzidos pelo utilizador
O utilizador profissional determina as finalidades e a base jurídica do tratamento dos dados dos seus clientes e deve estar autorizado a introduzi-los na PreventivOk. Augello Antonio trata tais dados para prestar o serviço segundo as instruções do utilizador e não os utiliza para finalidades incompatíveis. Para os utilizadores profissionais, o Acordo de tratamento de dados nos termos do artigo 28 do RGPD constitui parte integrante das condições de serviço e está disponível no endereço https://preventivok.com/accordo-trattamento-dati/.
15. Direitos do Utilizador
Nos casos previstos pela legislação, o titular dos dados pode solicitar acesso, retificação, cancelamento, limitação, oposição e portabilidade dos dados; pode ainda revogar o consentimento sem prejudicar os tratamentos anteriores. Tem o direito de apresentar reclamação ao Garante per la protezione dei dati personali ou à autoridade competente. Não estão previstas decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos ou analogamente significativos no âmbito do Poki.
Para exercer os direitos ou solicitar informações: [email protected]. O pedido será tratado após verificação proporcionada da identidade quando necessária.
16. Alterações à Política de Privacidade
A Política de Privacidade pode ser atualizada. Para alterações substanciais será mostrada a nova versão e será registada a sua consulta; a aceitação dos Termos não equivale a um consentimento de privacidade para tratamentos facultativos.